Na rynku obserwujemy więc coraz szersze zainteresowanie outsourcowaniem kadr i płac. Ciekawy jest fakt, że gama kluczowych czynników, które o tym przesądzają, jest bardzo szeroka i mocno odbiega od powierzchownych opinii, wskazujących obniżanie kosztów jako zasadniczy lub nawet jedyny powód stosowania outsourcingu kadrowo-płacowego.
Payroll Partner realizuje ponad 40 kontraktów outsourcingowych. Geneza każdego zawierała zdefiniowanie, wspólnie z zarządem spółki klienta, zasadniczych celów, jakie należy osiągnąć przez wdrożenie outsourcingu. Dla jednej firmy kluczowym elementem jest bezpieczeństwo danych i informacji, jakie przetwarzamy dla klienta. Dla drugiego podmiotu najważniejszą wartością dodaną jest możliwość korzystania z dostępu do systemu informatycznego, przy jednoczesnym braku konieczności inwestowania w software oraz sprzęt IT. Inny klient z kolei, chcąc sprostać wymaganiom akcjonariuszy spółki, chciał uniezależnić się od tzw. wąskich gardeł wewnątrz swojej organizacji, które często powodowały opóźnienia w raportowaniu i niewygodną koncentrację kierownictwa na zarządzaniu sferą administracji kadr.

Partner eliminuje ryzyko
Ostatnio obserwuje się również, że klienci planujący znaczące zmiany restrukturyzacyjne w swoich firmach, a nawet grupach kapitałowych, decydują się na outsourcing jako skuteczną metodę przygotowania formalnej strony tych zmian. W tym przypadku outsourcing kadrowo-płacowy gwarantuje znacznie lepsze dostosowanie się do przemian i wyeliminowanie ryzyka możliwych niepowodzeń, w przeciwieństwie do realizacji zmian zasobami własnymi. Przy drugiej opcji, kiedy osoby przygotowujące stronę formalną same mogą podlegać zmianom, w wielu wypadkach może to grozić opóźnieniami, brakiem skuteczności, a w rezultacie pewną wewnętrzną inercją w realizacji założonych planów.
Przykładowym projektem zrealizowanym przez Payroll Partner i ukończonym w 2008 r. było wdrożenie do pełnej obsługi kadrowo-płacowej Zakładu Metalurgia SA w Radomsku. Spółka ta jest jednym z największych w Europie producentów gwoździ i drutu. Zatrudnia ponad 300 osób w tym około 230 pracowników fizycznych.

Zadanie dla specjalistów
Outsourcing systemu płacowo-kadrowego zakładu produkcyjnego, działającego w systemie wielozmianowym, gdzie występuje znaczna złożoność rozliczania czasu pracy oraz systemów premiowych stosowanych przez klienta, wymagał zaangażowania wysoko wyspecjalizowanych fachowców. Musieli to być nie tylko eksperci z dziedziny prawa pracy, naliczania wynagrodzeń oraz podatków i składek na ubezpieczenia społeczne, ale także specjaliści wdrożeniowcy, znający w szczegółach strukturę i funkcjonowanie baz danych w systemach informatycznych.
W ramach tego projektu Payroll Partner zaczął od siedmioosobowej struktury wewnętrznej służb kadrowo-płacowych i przeszedł do zespołu dwuosobowego, realizującego całokształt administracji tego obszaru. Ta sama praca po wdrożeniu musiała zostać wykonana przez znacznie mniejszy zespół. Wymagało to nie tylko podniesienia wydajności pracy specjalisty, ale również koncentracji na zagadnieniach automatyzacji procesów naliczania. Oznaczało to konieczność nietypowego, dedykowanego podejścia do zagadnień parametryzacji systemu i sposobu funkcjonowania i zarządzania bazami danych.
Najbardziej istotne elementy wdrożenia obsługi Metalurgia SA to:
– wprowadzenie pełnych bilansów urlopowych i chorobowych,
– stworzenie mechanizmu wypłaty godzin ponadwymiarowych i dodatku nocnego z poprzedniego i bieżącego okresu,
– ustawienie w systemie wyliczania elementów potrącanych automatycznie za czas nieobecności w pracy,
– ustawienie automatycznego wyliczania premii procentowej,
– automatyczne wyliczanie kwot: dodatku szkodliwego, brygadzistowskiego, urlopowego.
W przypadku pierwszych dwóch punktów pojawił się bardzo ciekawy element. Wiedzieliśmy, że system informatyczny wylicza bazę do wynagrodzenia za nadgodziny na podstawie informacji o dotychczasowych wypłatach w danym miesiącu, powiększonych o kwoty wynagrodzenia z umowy o pracę. Dopiero współdziałanie opiekunów kadrowo-płacowych oraz informatyków pozwoliło wypracować specjalny model. Uwzględniał on w pewnym sensie przewidywanie wynagrodzenia pracownika. Tym sposobem realne stało się prawidłowe naliczanie, zgodnie z obowiązującą w danym miesiącu normą. Jednocześnie było to zgodne z prawidłowymi składnikami wynikającymi z przepisów prawa pracy.

Płacowa łamigłówka
Chcąc uniknąć comiesięcznego wprowadzania różnych parametrów, każdemu z ponad 330 pracowników zdefiniowano procent premii właściwie określonej w umowie o pracę – pomniejszanej tylko w związku z konkretnymi zdarzeniami (np. zwolnienie lekarskie) w danym miesiącu. Dokonano takiego ustawienia systemu, żeby premia wyliczała się automatycznie, a jedynie w pojedynczych przypadkach była pomniejszana poprzez wprowadzenie odpowiedniej korekty. Skala działania i nowoczesne metody zarządzania stosowane przez menedżerów Metalurgii powodują, że u klienta w zakładzie funkcjonują cztery rodzaje premii, z czego dwie z nich wchodzą do podstawy wyliczania zasiłków chorobowych. Musieliśmy więc utworzyć w systemie kilka wariantów premii, ale podzielić je tak, aby system poprawnie je rozpoznawał i przyporządkowywał. Nietypowy okazał się również sposób wyliczania dodatku urlopowego. Oprócz średniej z trzech ostatnich miesięcy poprzedzających urlop, ze składników takich jak godziny nadliczbowe oraz dodatek nocny, konieczne było wyliczenie również dodatku brygadzistowskiego oraz szkodliwego. Pamiętać trzeba było przy tym, że mimo wprowadzenia w danych kadrowych stałego procentu pierwszego składnika, musiał on być w tym układzie brany w kwocie faktycznie wypłaconej (obniżany tylko za czas zwolnienia lekarskiego wg dni roboczych).
Przedstawione zagadnienia, które Payroll Partner rozwiązał w procesie wdrożenia outsourcingu kadrowo-płacowego w Metalurgia SA, pokazują jasno, że rosnące wymagania klientów oraz przechodzenie do outsourcingu kolejnych, coraz trudniejszych, branż wymaga od outsourcerów wyjścia daleko poza tradycyjny model biura rachunkowego, które zajmowało się głównie przetwarzaniem danych i sprawozdawczością dla urzędów.

Krzysztof Łogiewa
prezes zarządu Payroll Partner